یک وسیله است برای غافلگیری. زمانی که اگر حواست به آن نباشد به سرعت می‌گذرد و نمی‌توانی جلویش را بگیری و مهم‌تر از آن اگر برایش برنامه‌ای نداشته باشی، به طور حیرت‌انگیزی جلوی همه کارهایت را می‌گیرد. در یک کتاب که درباره گذشت زمان از نگاه آدم‌های سرشناس بود خواندم «تو ممکن است تاخیر داشته باشی اما زمان نه». زمانی که گذشتنش را

حضرت علی (ع) به گذشتن ابرها تشبیه کرده است و تنها راه کنترلش را داشتن برنامه. اول هر سال تحصیلی فرصتی است مناسب برای برنامه ریزی و حالا که سوز مهر ماه صورت‌تان را نوازش می‌کند وقتش فرا رسیده است.

بعضی‌ها را دیده‌اید تا می‌خواهند کاری انجام بدهند برای اتمامش هم زمان تعیین می‌کنند؟ مثلا همین مامان‌های خودمان!‌ برای خریدشان، برای پختن غذا یا حتی برای استراحت. در طول روز به خیلی از کارهای‌شان می‌رسند و مدام هم گله و شکایت نمی‌کنند. در حقیقت این که برای هر کارمان یک بازه مشخص تعریف کنیم چیزی است که شاید خیلی‌هایمان از آن خوش‌مان نیاید. 

برای یک برنامه‌ریزی خوب باید اول از هر چیزی خودتان را خوب بشناسید. این که برای هر کاری چه قدر زمان می‌گذارید و کارهای روزانه‌تان شامل چه مواردی می‌شود. اگر تا حالا به این دو موضوع فکر نکرده‌اید دست به کار شوید و خودتان را بسنجید. زمان‌سنجی با جدول زیر به شما کمک می‌کند تا پیش از آن که زمان به حساب 24 ساعت‌تان برسد، شما به حساب خودتان برسید.

فعالیت‌های روزانه ساعت

صرف شده

خواب

نظافت و رسیدگی شخصی

تهیه و صرف غذا

امور خانوادگی

امور اجتماعی و تفریح (با دوستان)

آرامش/تماشای تلویزیون/بازی‌های کامپیوتری و ...

تمرین/ورزش

رفت و‌آمد (مدرسه، محل کار و ...)

کار

کلاس

مطالعه درسی – مطالعه غیر درسی

...

اسم برنامه‌ریزی که می‌آید خیلی‌ها لب و لوچه‌شان آویزان می‌شود و نچ و نوچ می‌کنند، البته خوب درک‌شان می‌کنیم. سال کنکور آن‌قدر این کلمه را توی گوش‌مان می‌خوانند که دیگر حال‌مان بد می‌شود و به موجوداتی «برنامه‌ریز گریز» تبدیل می‌شویم! ما این‌جا فقط چند پیشنهاد ساده داریم که بتوانید یک برنامه خوب و منعطف برای فرصت‌های خودتان بچینید، حالا می‌خواهد کاری باشد، درسی یا روزانه.

برنامه‌ریزی در سبک زندگی دینی‌ ما، اصول خاصی دارد که هر کدام از این اصول برای خودش یک دنیا تفصیل دارد. ما این جا برایتان شرح و تفصیل این اصول را به شکل چند نکته کوتاه و کوچک آورده‌ایم. این اصول شامل ظرافت و دقت، تفکر و تدبیر، مشورت، به هم نزدن برنامه‌ها، توکل و توسل است.

هر کسی متناسب با شخصیت خود و کارهای روزمره‌اش و انعطافی که می‌تواند در هر کار داشته باشد باید نوع برنامه‌اش را انتخاب کند. منظورمان از نوع برنامه، روزانه بودن یا هفتگی و ماهانه بودن است.

در برنامه‌ریزی 2 معیار تعیین‌کننده هستند، یکی زمان و دیگری کار مورد نظر. بنابراین روش برنامه‌تان را باید با تناسب کارهای روزمره و یا هدفی که در نظر گرفته‌اید «زمان محور» و یا «تکلیف محور» تعیین کنید. مثلا برای شب امتحان لازم است برنامه‌ای که می‌ریزید زمان محور باشد یعنی تقسیم‌بندی‌های تان را بر اساس زمان و ساعت‌بندی انجام بدهید، ولی برای انجام یک تحقیق، با وجود اهمیت زمان، کارهایی که برای جلو بردن پروژه باید انجام بدهید، محور اساسی برنامه‌تان می‌شود.

اگر نوع برنامه‌تان را روزانه انتخاب می‌کنید باید هر شب قبل از خواب چند دقیقه‌ای را وقت بگذارید و فهرستی از کارهای فردای‌تان تهیه کنید. این طوری می‌دانید که فردا صبح باید چه ساعتی بیدار شوید و چه قدر برای کارهای مختلف وقت بگذارید. مثلا اگر صبح کلاس دارید و کار بانکی هم دارید طبیعتا باید کار بانکی‌تان را صبح زود و قبل از کلاس انجام دهید.

در برنامه روزانه‌تان تفریحی را در نظر گرفته‌اید و فردا هم روز تحویل پروژه دانشگاهی‌تان است و هنوز نیمه کاره مانده، این طور وقت‌ها انگار یک نفر مدام توی گوش آدم زمزمه می‌کند که «حالا این کارت رو هم انجام بده بعد دیگه تمام وقتت رو می گذاری روی پروژه» اما ناغافل می‌بینید تمام زمان از دست رفته و به مهم‌ترین کار روزتان نرسیده‌اید. اولویت‌بندی برای برنامه‌تان به شما کمک می‌کند در طول روز مدام استرس انجام کارهای مختلف را نداشته باشید و بر اساس درجه اهمیت هرکدام را انجام بدهید.

برگه‌های رنگارنگ یادداشت خیلی خوب می‌توانند توجه‌تان را جلب کنند. برای کارهایی که می‌دانید ساعات به خصوصی باید انجام‌شان بدهید و یا این که احتمال فراموش شدن‌شان زیاد است از آن‌ها استفاده کنید. مثلا آب دادن به گلدان‌ها را می توانید روی یک برگه کوچک سبز رنگ بنویسید و به در یخچال بچسبانید.

فهرست کارهای‌تان که در هر نوع برنامه آورده می‌شود، بهتر است شامل جمله‌های تاکیدی متفاوت باشد. مثلا کارهایی که در اولویت‌های اول قرار می‌گیرند را با عنوان «باید» مشخص کنید و کارهایی که در طول آن روز بهتر است انجام بشود اما اولویت نیست می تواند در بخش «بهتر است انجام دهم» قرار بگیرد. این طوری واژه‌ها معیار سریعی برای اهمیت یک کار به شما می‌دهند.

برای این که بتوانید حداکثر استفاده را از زمان‌تان در هر روز ببرید و به اجرای برنامه‌ها و فعالیت‌های‌تان متناسب با هدف‌هایتان برسید باید خودتان را مدیریت کنید. این عبارت مدیریت زمان که همه حرفش را می‌زنند از نگاه خیلی از کارشناس‌ها مدیریت خودمان است. ما نمی‌توانیم زمان را زیاد و کم کنیم. در طول یک شبانه‌روز 24 ساعت داریم که بنا به رفتارهای خودمان آن را به گونه‌های مختلف استفاده می‌کنیم. در حقیقت این خودمان هستیم که مدیر خودمان می‌شویم .

دسته‌ای از یک گونه نادر هستند که نسل‌شان هم رو به افزایش است متاسفانه، این گونه صبح زودشان ساعت 12 ظهر است و شب شان هم حدود 2 به بعد شروع می‌شود. این گونه نادر به شدت از کمبود وقت نالان هستند. تنظیم وقت خواب و مشخص کردن یک ساعت برای این‌که ساعت بدن هم با آن سازگار شود بهترین کار است. این‌طوری به موقع به خیلی از فعالیت‌هایی که باید در ساعات اولیه صبح انجام شوند هم می‌رسید.

پارک، سینما، پذیرفتن انجام پروژه دوستان، نان خریدن برای همسایه بغلی و... از کارهایی است که هر روز ممکن است به طور کاملا غیر مترقبه در انتظارتان باشد. برای این که این حوادث برنامه‌ریزی‌تان را دستخوش تغییر نکند، بهتر است مهارت نه گفتن را در خودتان تقویت کنید. برای این که زمان و خودتان را مدیریت کنید باید یاد بگیرید که نه بگویید.

به جای غصه خوردن و افسوس خوردن بابت کارهایی که نتوانسته‌اید انجام بدهید و زمانی که از دست داده‌اید، به شروع کاری که مد نظرتان است بپردازید. در همین فرصت‌هایی که می‌نشینید و زانوی غم بغل می‌کنید می‌شود زمینه‌سازی کرد برای نزدیک شدن به هدف‌های‌تان. حکایت داستان ابلوموف نباشید که یک گوشه می‌نشست و مدام افسوس این که چرا فلان کار را نکرد و چرا به فلان آرزویش نرسید می‌خورد و ناگهان به خودش می‌آمد که باید از جایم برخیزم و کاری بکنم و رویا پردازی می‌کرد که چه خوب می‌شد اگر این کار را می کردم و باز سر جایش می‌نشست.

مراقب باشید دیگران هر زمانی که خواستند وقت شما را به خودشان اختصاص ندهند. از خود استقلال نشان دهید و برای وقت‌تان ارزش قائل باشید.

مکالمات تلفنی در طول روز به طرز عجیب و غریبی از آدم وقت می‌گیرند. اگر قبل از هر تماس، موضوع مورد نظرمان را مشخص کنیم، از حاشیه‌پردازی‌های معمول جلوگیری می‌شود. برای تماس‌هایی هم که با شما می‌گیرند، قوانینی داشته باشید مثلا اگر برای انجام کاری در مضیقه زمانی هستید، ضمن عذرخواهی از کسی که با شما تماس گرفته است، از عبارت‌های «بعدا تماس می‌گیرم» یا «اطلاع می‌دهم» استفاده کنید.

برای ملاقات‌های‌تان در محیط‌های کاری باید به طور ویژه‌ای برنامه داشته باشید. گاهی اوقات قرار گذاشتن با یک دوست در یک محیط کاری یا درسی از طرفی باعث از دست رفتن زمان مخصوص کار و از طرف دیگر هم باعث اضطراب و استرس برای انجام نشدن کارها می‌شود.

بعضی کارها هستند که نمی‌شود مثلا یک روز و یا چند ساعت را برای‌شان اختصاص داد اما به تناسب سن و شغل و ویژگی‌های دیگر، اهمیت پیدا می‌کنند. مثلا بررسی کردن ایمیل، کاری نیست که برای آن در روز زمان‌بندی معینی داشته باشید اما می‌توانید کارهایی از این دست را در زمان‌های میانی مثل وقت استراحت‌تان انجام بدهید.

آرایشگاه، مطب دکتر و اتوبوس جاهایی هستند که اوقات زیادی را در آن ها ناگزیریم دندان‌مان را روی جگر مبارک بگذاریم. این وقت‌ها دست به دامن مجلات و کاتالوگ‌هایی می‌شویم که توی سالن انتظار برای پر کردن وقت ما تدارک دیده شده و عموما مجلات و کاتالوگ‌هایی که حداقل 2 یا 3 سال از تاریخ‌شان گذشته، زمان ما را پر می‌کنند. 

بهتر است از این فرصت‌های انتظار برای بررسی فهرست برنامه‌هایمان با گوشی همراه یا دفترچه‌ای که همراه‌مان داریم استفاده کنیم. دانلود کتاب‌های الکترونیکی مورد علاقه و نگه داشتن آن روی گوشی همراه‌تان هم می‌تواند این موقع‌ها حسابی وقت‌تان را پر کند. این طوری با یک تیر دو نشان هم می‌زنید.